(趣旨)

第1条　この訓令は、事務処理の適正化と能率化を図るため、組合における文書の管理に必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。ただし、緊急の処理を要する場合その他文書により難しい理由があるときは、電話その他の文書以外の方法によって事務を処理することができる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、確実かつ迅速に処理し、かつ、常にその所在並びに処理の状況を明らかにしておかなければならない。

(文書保存の原則)

第4条　決裁(発送を要する文書については、発送)又は供覧を終え、完結した文書であって、3年以上の保存を要するもの(以下「保存文書」という。)は、組合の所管行政の記録に資するよう適切に整理保存しなければならない。

(文書管理事務)

第5条　総務課長は、接受した文書の配布その他この訓令に規定する事務を処理し、組合における文書の管理に関する事務を総括するものとする。

第6条　課長は、文書の整理及び保存その他この訓令に規定する事務を処理し、課における文書の管理に関する事務を掌理するものとする。

(備付簿冊)

第7条　総務課に次に掲げる帳簿を備える。

(文書の接受)

第8条　組合に送付された公文書及びこれに準ずる文書(以下「公文書等」という。)の接受は、総務課において行うものとする。ただし、課に直接到達する公文書等の接受に関しては、当該課において行うものとする。

(文書の配布)

第9条　管理者、副管理者、会計管理者、事務局長若しくは事務局次長又は組合若しくは事務局あての公文書等については、直ちに総務課において開封し、接受文書台帳に件名、発信者、受信者、発信の年月日、接受の年月日、配布先その他必要な事項を記載し、当該公文書等に係る事案を処理する課の課長に配布するものとする。

第10条　課又は課長(総務課及び総務課長を除く。)あての公文書等については、総務課において接受の後、直ちに当該公文書等に係る事案を処理する課の課長に配布するものとする。

第11条　総務課又は総務課長あての公文書等については、総務課において接受の後、直ちに総務課長に配布するものとする。

第12条　管理者、副管理者、会計管理者、事務局長及び事務局次長あての親展文書については、総務課において接受の後、直ちに総務課長に配布するものとする。

(誤配文書の取扱い)

第13条　第9条、第10条又は第11条第1項の規定により配布された公文書等が当該課の所管に属さないものであるときは、当該配布を受けた課長は、当該公文書等を総務課長に回付するものとする。

(決裁文書の起案)

第14条　決裁文書の起案は、原則として1の事件ごとに行うものとする。ただし、同一の事件について2以上の起案を要し、当該起案を個別に行うことによって業務の効率的処理に支障を来すときその他適当と認められるときは、2以上の起案を一括して行うことができる。

(合議)

第15条　他の課の所掌事務に関連する事件について起案したときは、主管課における決裁を終えた後当該他の課に合議するものとする。ただし、当該事件について緊急の処理を要する等特段の事情があるときは、当該主管課の決裁を終える前であっても当該他の課において平行して決裁を進めることができる。

(管理者等の決裁を要する起案文書の取扱い)

第16条　管理者若しくは事務局長又は組合名で施行する文書に係る決裁文書であって、県央県南広域環境組合事務処理規程の定めるところにより管理者若しくは事務局長の決裁又は総務課長への合議を要するものは、当該文書に係る主管課における決裁を終えた後総務課に送付し、その審査を受けなければならない。

(決裁の手続)

第17条　決裁文書について、課における決裁を終えたときは、決裁伺書に記載されている順序に従って、当該決裁文書を次に決裁を終えるべき課に送付するものとする。

(決裁文書の持回り)

第18条　決裁文書が緊急に処理する必要があるもの、秘密の取扱いを要するもの又は詳細な説明を要するものであるときは、起案者その他の当該起案文書に係る事案について説明をする能力を有する職員が携行して決裁を受けることができる。

(決裁文書の修正)

第19条　決裁文書の修正は、朱書をもって行うものとし、内容の重大な変更にわたる修正については、当該修正に係る部分に修正者が署名又は押印するものとする。

(廃案)

第20条　決裁文書について、決裁権者が反対の決定をした場合又は決裁権者の決裁を終える前に主管課の課長が撤回の決定をした場合には、当該起案文書は廃案とし、決裁伺書に「廃案」の標示を朱書するものとする。

(決裁年月日等の記入)

第21条　決裁文書について決裁を終えたときは、次の各号に掲げる区分に応じて、当該各号に掲げる課において、決裁伺書にその決裁を終えた年月日及び文書番号を記入し、文書番号台帳に件名、決裁を終えた年月日、起案者その他所要の事項を記載するものとする。

(供覧)

第22条　法令等の規定に基づき提出された通知、報告、届出等に係る文書、重要施策の企画立案に関する文書、組合内の重要会議に用いた資料その他の組合の所管行政の記録となるべき文書については、主管課の課長までの供覧を受けるものとする。ただし、当該主管課の課長が必要と認めるときは、管理者、事務局長又は事務局次長までの供覧とすることができる。

(文書の発送)

第23条　組合から発送する文書は、特別の理由がある場合を除き、総務課において発送するものとする。

(発送文書の取扱い)

第24条　主管課においては、決裁及び第21条第1項の規定による記入及び記載を終えた文書(以下この章において「決裁済文書」という。)で発送を要するものについて、浄書及び照合を行い、発送する文書(以下この章において「発送文書」という。)を作成し、公印及び契印の押印並びに発送文書台帳への記載を行った後に封緘かんし、文書送付台帳を添えて総務課に送付するものとする。

(保存期間等)

第25条　保存文書は、次の各号に掲げる文書の区分に従い、それぞれ当該各号に定める期間保存するものとし、第1号及び第2号に掲げる文書にあっては完結後3年間は主管課、3年を経過した日後は総務課、第3号及び第4号に掲げる文書にあっては主管課において保存するものとする。ただし、総務課長が定める文書にあっては、完結の日の属する年度の翌年度以降は総務課において保存することができる。

(保存の場所)

第26条　前条第1項第1号及び第2号に掲げる文書であって完結後3年を経過したもの(同条第2項の規定により総務課長が定める文書を除く。)並びに同項ただし書の規定により総務課長の定めるもの(以下「総務課保存文書」という。)を保存するため、総務課に文書庫を設置し、総務課長が管理するものとする。

(保存の確認)

第27条　課長は、この訓令により保存を要する文書について行う決裁又は供覧のときに、保存文書に該当するかどうかに関しても、併せて確認を行うものとする。

(台帳記載)

第28条　第25条第1項第1号及び第2号に掲げる文書について決裁又は供覧が終了したときは、第21条第1項の規定による記入及び記載の後(供覧文書においては、供覧終了後とする。次項において同じ。)、直ちに当該決裁文書又は供覧文書を総務課に提出し、保存文書台帳に当該保存文書の件名、保存期間、担当課及び係、起案者その他必要な事項の記載を受けるものとする。

(保存文書の引継ぎ)

第29条　課長は、前条第1項の記載を受けた総務課保存文書の完結の日が属する年度の翌年度の初日から起算して3年を経過したときは、当該3年を経過する年度(第25条第1項ただし書の規定により総務課長が定めるものについては、完結の日が属する年度の翌年度)の6月15日までに、総務課保存文書を取りまとめ、総務課長に引き継ぐものとする。

(保存文書の編集)

第30条　総務課保存文書は、年度別、保存期間別及び課別に編集するものとする。

(保存文書の廃棄)

第31条　総務課保存文書で保存期間を経過したものは、総務課長が主管課の課長に協議して、廃棄処分に付するものとする。

(保存期間経過後の文書保存)

第32条　保存期間が経過した後においてもなお保存を要すると認められる保存文書については、前条の規定にかかわらず、第25条第1項第2号に掲げる文書にあっては総務課長が関係課長と協議して定める期間、同項第3号及び第4号に掲げる文書にあっては当該主管課の課長が定める期間を総務課又は当該主管課の保存文書台帳に記入して保存するものとする。

(閲覧手続)

第33条　組合職員が保存文書を閲覧しようとするときは、総務課保存文書にあっては総務課長に、主管課保存文書にあっては当該主管課の課長に申請し、閲覧証の交付を受けなければならない。

第34条　組合職員以外の者が保存文書の閲覧を求める場合には、総務課長が必要な範囲において閲覧を許可し、閲覧証を交付する。

(貸出手続)

第35条　組合職員が保存文書の貸出を受けようとするときは、総務課保存文書にあっては総務課長に、主管課保存文書にあっては当該主管課の課長に申請し、貸出を受ける保存文書の件名、貸出先及び返却予定の年月日その他必要な事項を記載した貸出証の交付を受けなければならない。

(貸出期間)

第36条　保存文書の貸出期間は、10日以内とする。ただし、長期の貸出を要すべき特別の事情があるものと認められる者の申請に基づき、貸出証に貸出日から起算して10日を超える日を返却予定日とする記載を受けたときは、当該記載に係る日数とする。

(貸出文書の返却)

第37条　前条の規定にかかわらず、総務課長又は主管課の課長から保存文書の返却の請求があったとき、又は貸出を受けた者に転職、免職等の事由があったときは、速やかに返却しなければならない。

(保存文書の取扱)

第38条　閲覧した保存文書及び貸出を受けた保存文書は、他人に転貸し、又は加除訂正してはならない。

第39条　総務課長は、文書の適正な整理及び保存について必要があると認めるときは、各課長に対し文書の整理及び保存の状況について報告を求め、又は実地に検査することができる。